Fahrgast-Service
Fundsachen und Beschwerden mit Vorgangsnummer.
Fundsachen erfassen, verwahren und aushändigen, Beschwerden mit Frist und Antwortvorlage bearbeiten. Auf Wunsch mit einer öffentlichen Seite, auf der Fahrgäste selbst suchen und melden.
Symbolbild · KI-generiert
FND-2026-0041
Regenschirm
12 Tage verwahrt
BSW-2026-0318
Verspätung Linie 4
Frist in 2 Tagen
FND-2026-0044
Mobiltelefon
heute abgeholt
BSW-2026-0311
Fahrweise
beantwortet
FND-2026-0039
Schulranzen
Frist abgelaufen
BSW-2026-0322
Haltestelle defekt
an Werkstatt
FND-2026-0052
Brille
31 Tage verwahrt
BSW-2026-0327
Fahrplanauskunft
Frist in 4 Tagen
FND-2026-0055
Geldbörse
an Fundbüro
BSW-2026-0330
Anschluss verpasst
in Bearbeitung
Ausgangslage
Warum kleine Vorgänge liegen bleiben.
Fundsachen und Beschwerden sind kleine Vorgänge, und genau deshalb führt sie selten jemand.
- 01Die Fundsache liegt im Schrank, die Liste im Kopf
- Was abgegeben wird, kommt ins Fach. Wer danach fragt, bekommt die Auskunft von dem, der zufällig da ist, und beim nächsten Anruf von jemand anderem.
- 02Drei Eingänge, kein gemeinsamer Korb
- Was am Telefon ankommt, weiß das Formular nicht, und was an der Haltestelle gesagt wurde, steht nirgends. Zwei Antworten auf dasselbe Anliegen fallen erst dem Fahrgast auf.
- 03Bis wann geantwortet sein muss, steht nirgends
- Eine Beschwerde soll beantwortet werden. In welcher Frist, weiß der, der sie angenommen hat, und der hat heute frei.
Fundbüro
Jede Fundsache bekommt eine Nummer und eine Akte.
Angenommen, verwahrt, ausgehändigt: jeder Schritt steht am Vorgang, mit Zeitpunkt und Person. Was ein Fahrgast selbst ausgelöst hat, ist im Verlauf als solches gekennzeichnet. Die Vorgangsnummer läuft je Betrieb und Jahr und wird nie zweimal vergeben.
- Freigabe für die öffentliche Suche
- Öffentlich sichtbar ist ein Gegenstand erst, wenn jemand ihn freigibt. Welche Angaben dabei nach außen gehen, wählen Sie einzeln aus: Kategorie, Beschreibung, Fundort, Funddatum und Foto. Das Funddatum geht nur tagesgenau hinaus. Finder, Abholer, Lagerort und interne Vermerke nie.
- Doppelt abgeschickt bleibt einmal
- Ein Formular, das ein Fahrgast zweimal abschickt, erzeugt keinen zweiten Vorgang. Das gilt für die Terminanfrage wie für die Beschwerde.
- Eine eigene Rolle fürs Fundbüro
- Wer nur Fundsachen betreut, sieht auch nur Fundsachen. So nehmen Sie auch jemanden von außen auf, etwa aus dem Landkreis: er bekommt einen Zugang in Ihrem Betrieb mit genau dieser Rolle und sieht weder Fahrzeuge noch Personal noch Dienste.
- Abholtermin angefragtFahrgast
- Für die öffentliche Suche freigegebenS. Dorn
- Foto ergänztT. Weber
- Angenommen, Lagerort Fach BS. Dorn
Wie lange verwahrt wird, legen Sie selbst fest. Die Frist läuft ab dem Funddatum, nicht ab der Erfassung.
Beschwerden
Beschwerden mit Antwortfrist und Vorlage.
Beim Eingang bekommt eine Beschwerde ihre Nummer und ihre Antwortfrist. Der Verlauf trennt interne Notiz und ausgehende Antwort, und jede Zuweisung, jeder Statuswechsel und jede Feldänderung steht als eigener Eintrag darin.
- Antwort aus einer Vorlage
- Sie hinterlegen Textvorlagen, org-weit oder je Bezirk. Beim Erzeugen setzt Bussly Vorgangsnummer, Name, Betreff und Ergebnis ein und legt das Antwortschreiben als PDF in Ihrer Akte ab.
- Eigenes Recht zum Antworten
- Antworten ist ein eigenes Recht. Soll jemand nur zuarbeiten, legen Sie eine eigene Rolle an, die Beschwerden bearbeiten, aber nicht beantworten darf.
- Aus der Beschwerde in die Personalakte
- Betrifft ein Anliegen einen Fahrer, legen Sie aus dem Vorgang heraus eine HR-Dokumentation an. Dafür braucht es das Modul HR-Dokumentation. Beide Seiten tragen danach den Verweis auf die andere, und zweimal geht es nicht.
BSW-2026-0318
Verspätung Linie 4 · Frist 18.09.
- Antwortschreiben erzeugt, Vorlage VerspätungAntwortschreibenM. Krauseheute, 11:20
- Fahrer angehört, Umleitung bestätigtinternM. Krausegestern, 16:05
- Zugewiesen an M. KrauseinternS. Dorngestern, 08:12
- Eingegangen über das FormularinternSystem12.09., 19:44
Fundbüro
Von der Annahme bis zur Aushändigung.
Fünf Schritte. Zwei davon berühren den Fahrgast: er findet den freigegebenen Gegenstand in der öffentlichen Suche und fragt dort einen Termin an. Annehmen, Verwahren und Aushändigen laufen im Portal.
01
Fundbüro
Annehmen
Sie erfassen den Gegenstand im Portal, mit Kategorie, Beschreibung, Fundort, Linie und Foto. Die Vorgangsnummer vergibt Bussly.
02
Fundbüro
Verwahren
Lagerort und Aufbewahrungsfrist stehen am Vorgang. Welche Lagerorte es gibt und wie lange verwahrt wird, legen Sie in den Einstellungen fest; gerechnet wird ab dem Fundzeitpunkt, nicht ab der Erfassung.
03
Fundbüro
Freigeben
Wer will, stellt den Gegenstand in die öffentliche Suche. Ohne diese Freigabe ist er von außen nicht zu finden.
04
Fahrgast
Termin anfragen
Aus der öffentlichen Liste. Der Wunschtermin erscheint als Anfrage am Vorgang. Den Termin bestätigen Sie.
05
Fundbüro
Aushändigen
Beim Übergeben halten Sie den Namen des Abholers fest, auf Wunsch dazu Kontakt und einen Ausweisvermerk. Der Nachweis ist der Eintrag im Verlauf, mit Zeitpunkt und Person.
Rückfragen
Rund um die öffentliche Seite
Braucht der Fahrgast ein Konto?
Nein. Die öffentliche Seite ist ohne Anmeldung erreichbar, trägt Ihr Logo und Ihre Farbe und liegt unter einer eigenen Adresse je Betrieb. Eine eigene Domain gibt es dafür heute nicht, und welche der beiden Flächen sichtbar sind, schalten Sie einzeln frei.
Was bekommt der Fahrgast nach dem Absenden?
Seine Vorgangsnummer, unmittelbar auf der Bestätigungsseite, mit dem Hinweis, sie für Rückfragen aufzubewahren. Eine E-Mail an Fahrgäste verschickt Bussly von sich aus nicht; die Antwort schreiben Sie.
Kann ein Fahrgast den Stand seiner Beschwerde online verfolgen?
Nein. Die Nummer ist für die Rückfrage am Telefon oder im Schriftverkehr gedacht. Einen öffentlichen Lesezugriff auf einen Vorgang gibt es nicht: die Kontaktdaten eines Beschwerdeführers gehören nicht hinter eine Nummer, die jemand raten kann.
Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft?
Bussly meldet es dem Fundbüro. Entsorgen und Löschen bleiben Handarbeit; wer den Schritt geht, steht danach mit Zeitpunkt im Verlauf.
Wo liegen Fotos und Antwortschreiben?
Im S3-Speicher Ihrer eigenen Organisation: Endpunkt, Bucket und Zugangsdaten gehören Ihnen, damit auch der Standort. Ein archivierter Vorgang bekommt dort zusätzlich eine Kopie als Datei. Die Plattform selbst läuft in Rechenzentren in Deutschland. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Was kostet Bussly?
Den Umfang klären wir im Gespräch über Ihren Betrieb. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis, Leistungsumfang und Einführungsschritten.
Grenzen
Antworten und Entsorgen bleiben Handarbeit.
Bussly führt den Vorgang. Was nach außen geht, geht durch Ihre Hand.
- Bussly antwortet nicht selbst
- Es gibt keine Eingangsbestätigung, keinen Zwischenstand und keinen Versand des Antwortschreibens. Das erzeugte PDF liegt in Ihrer Akte; verschicken oder aushändigen müssen Sie es selbst.
- Es gibt keine Verlustmeldung
- Ein Fahrgast durchsucht, was verwahrt und freigegeben ist, und fragt zu einem Treffer einen Termin an. Eine Suchanzeige, die Bussly später mit einem Fund abgleicht, gibt es nicht.
- Die Frist rechnet Werktage, keine Feiertage
- Übersprungen werden Samstag und Sonntag. Gesetzliche Feiertage unterscheiden sich je Bundesland und werden nicht abgezogen.
- Erfassen läuft im Portal
- Die App zeigt Fundsachen und nimmt ein Foto dazu auf. Anlegen, Aushändigen und Entsorgen laufen am Rechner, und Beschwerden gibt es in der App gar nicht.
Anbieter, Standort und Rechtsgrundlage
- Hersteller
- ByePast Software Solutions GmbH, Mössingen
Impressum - Serverstandort
- Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland
Datenschutz - Auftragsverarbeitung
- Vertrag nach Art. 28 DSGVO, auf Ihre Organisation angepasst
Auftragsverarbeiter - Beim Ausstieg
- Export jederzeit, Dokumente im S3-Speicher Ihrer Organisation
Sprechen wir über Ihren Betrieb.
Erst ein Gespräch darüber, wo es bei Ihnen hakt. Dann zeigen wir die Oberfläche an Ihren eigenen Daten. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit Preis, Umfang und Einführungsschritten.
Oder schreiben Sie an [email protected]
Bussly ist in der Pilotphase. Betriebe, die jetzt einsteigen, bekommen Sonderkonditionen und bringen ihre Anforderungen direkt in die Entwicklung ein.